Modelado del proceso

Esta pestaña nos permite editar visualmente las actividades que contendrá nuestro proceso, y el flujo de información que seguirá el mismo.

Paleta de herramientas

Para crear el proceso, arrastraremos los elementos de la paleta de herramienta de la izquierda al lienzo o espacio de trabajo. Tenemos varios tipos de elementos que podemos utilizar:

El el tipo de actividad «Inicio» e indica al sistema en dónde comienza nuestro proceso. Todos los procesos deben contener uno y sólo uno de estos nodos, de tal manera que es el primer nodo que debemos arrastrar al espacio de trabajo cuando creemos un proceso. En esta actividad es dónde el Creador del proceso rellenar inicialmente el formulario con los datos del mismo.

Este tipo de nodo «Fin» indica al sistema que el proceso ha finalizado. Un proceso debe tener al menos un nodo de este tipo, pero puede contener más de uno, ya que el proceso puede finalizar desde varias ramas de ejecución del mismo.

Es un tipo de actividad que permite al usuario interactuar con el formulario, ya sea para visualizar información, editarla, o simplemente decidir la siguiente acción a realizar. El proceso puede tener cualquier número de actividades de este tipo.

Las actividades de aprobación permiten que uno o varias personan expresen su conformidad con el proceso, aprobando o rechazando el mismo. Un proceso puede contener tantas actividades de este tipo como necesite.

Las tareas de tipo Script permiten ejecutar un código de manera automática para realizar tareas como por ejemplo: crear un JIRA en un sistema externo, enviar correo, crear un registro en una lista de Sharepoint, etc. Cuando un proceso está ejecutando un Script no está asignado a ningún usuario; una vez termine la ejecución del mismo, el proceso continuará y se asignará al usuario en cuestión (o finalizará si era la última tarea).

Las condiciones permiten crear estructuras condicionales simples para realizar tareas, como, por ejemplo, verificar si un campo es mayor o menor que 100. El proceso seguirá por la primera salida que resulte verdadera o por la última salida en caso de no cumplir ninguna condición.

Cada bloque puede contener de 1 a 4 condiciones, y cada una de estas puede tener condiciones ilimitadas con operadores «Y» (AND) u «O» (OR).

Por ejemplo, una condición podría ser que una fecha sea mayor al 10/04/2024 y menor al 20/04/2024

Los campos sin valor serán tratados de acuerdo a su tipo:

  • Textos: cadena de texto vacía ('').
  • Números: sin valor (null)
  • Fechas: sin valor (null)

Creación del proceso

Arrastrando elementos desde la paleta de herramientas podremos añadir los tipos de nodos que nos interesen para nuestro proceso. Supongamos un proceso de «Reserva de vehículo de empresa» cuyo objetivo es que los empleados puedan hacer reserva de un vehículo de empresa y llevar un control sobre el mismo. Imaginemos, que el proceso es de la siguiente manera:

  • El usuario inicia una solicitud, indicando fechas y tipo de vehículo
  • Una persona de Administración valida la solicitud y la disponibilidad de vehículos
  • Si no hay disponibilidad, el proceso vuelve al solicitante para cambiar las fechas o el tipo de vehículo
  • Si hay disponibilidad, la solicitud se somete a aprobación del Responsable del Usuario y del Responsable de Área de Vehículos
  • Una vez aprobada la solicitud, se prepara y entrega el vehículo, tarea que realiza el Técnico del Área de Vehículos
  • A continuación se le asigna una tarea al solicitante para que recoja el vehículo y cuando lo devuelva, marque una serie de informaciones acerca del mismo (como kilometraje, combustible restante, etc)

En base a esta descripción, podríamos necesitar los siguientes nodos mostrados en la imagen siguiente:

Si hacemos doble click sobre un nodo, se nos abrirá un panel lateral en el que podremos cambiar el código y la descripción del nodo. Inicialmente se asignan datos aleatorios establecidos por el sistema; es importante incluir una descripción y un código sencillo de recordar, ya que éste será el que usemos después desde los scripts para realizar determinadas operaciones en base al estado actual del proceso.

Una vez tengamos nombrados correctamente todos los nodos, podremos especificar el flujo de trabajo mediante la utilización de conectores. Para incluir un conector tendríamos que hacer click en uno de los «círculos» a la salida de un nodo y, dejando el botón del ratón pulsado arrastrar hasta la entrada del nodo siguiente.

Todos los conectores tienen un «nombre», que será la acción que le aparezca al usuario al cursar un proceso en la barra de acciones para pasar de un estado a otro. Por ejemplo, en el caso anterior, a este conector lo hemos llamado «Cursar»:

Debemos de conectar todos los nodos del proceso y cambiar el nombre a dichos conectores, quedándonos de la siguiente forma:

Chequeo del diagrama

Pulsando el botón «Comprobar» situado arriba a la izquierda se puede comprobar si el diagrama es correcto o falta información. Los posibles errores nos aparecerán en una pequeña notificación en la parte superior derecha de la pantalla.

En este caso, hay que seleccionar quién realizará las Tareas manuales. Esto se configura desde dentro de las propiedades del nodo en cuestión (haciendo doble click sobre él). Pero antes de poder configurar esto hay que dar de alta otros elementos en el proceso, como son los el formulario y los circuitos.

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