Posiciones y usuarios

Desque aquí podremos configurar todos los participantes de nuestros procesos. Esta configuración es muy importante para que los procesos funcionen correctamente y las actividades se asignen a las personas correctas.

Lista de posiciones

Aquí aparecerá un listado de «Posiciones» (roles, o perfiles de usuario) que estarán disponibles para los diseñadores de procesos, con objeto de definir actividades que se asignen a ellos.

Desde este listado no se gestionan las personas concretas que cubren cada perfil, sino simplemente los perfiles.

Posiciones y usuarios

En este listado se gestiona la relación entre una determinada Posición en la organización y un usuario o un grupo (sólo uno de los dos, no es posible realizar la configuración para ambos). De esta manera, cuando un proceso se ejecute y genere una tarea para la Posición «Director de RRHH» se irá a esta lista y convertirá dicho perfil en una persona (o en un grupo de personas según la configuración aquí realizada), teniendo en cuenta la Sociedad para la que se lanza el proceso, que impacta en la resolución de la persona asignada.

La relación entre Posición y Usuario/Grupo se puede realizar sin tener en cuenta una Sociedad o seleccionando una de las configuradas. Si no seleccionamos una Sociedad, la relación queda configurada «por defecto» de tal manera que es la configuración que se usará cuando no se encuentre una configuración específica para la Sociedad concreta.

Según la imagen anterior, si una actividad la tiene que realizar la posición «Responsable Financiero» se le asignará a «Maria Gonzalez Merino» para los procesos lanzados para la Sociedad «INS – Innovatech Solutions»; para el resto de Sociedades se asignarán las actividades al usuario «Antonio Lopez Rosales» ya que es el usuario por defecto para dicha posición.

Siguiendo con este ejemplo, las gestiones para la posición «RRHH Adjuntos» se asignaran a todas las personas que compongan el grupo de Azure «RRHH_ADJUNTOS» en el momento de asignar dicha gestión.

Así mismo podemos configurar una Posición sin seleccionar un Usuario ni un Grupo, este caso sólo tiene sentido cuando se utiliza conjuntamente al indicador de Editable en un aprobador o conocedor, ya que de este modo es el usuario el que al cursar una solicitud y ejecutar la acción previa, el que selecciona quien debe ser el aprobador y/o conocedor.

Funcionamiento de posiciones asociadas a grupos

Vamos a diferenciar las distintas casuísticas de posiciones asociadas a grupos según donde se utilicen:

  • Posición asignada a «Conocedores»: En este caso, Modela buscará, a la hora de pasar la solicitud al estado siguiente a «Borrador», a todos los integrantes del grupo y les asignará la acción de «Conoce» a cada uno, por lo que todos podrán realizar dicha acción.
  • Posición asignada al nodo «Formulario de datos»: En este caso, Modela buscará, a la hora de pasar la solicitud a dicho nodo, a todos los integrantes del grupo y les asignará la acción de «Formulario de datos» a todos ellos, por lo que todos podrán realizar la acción, pero una vez que el primero mueva la solicitud al siguiente estado ninguno de los integrantes podrá volver a realizarla.

En ambos casos todos los integrantes del grupo tendrán acceso a la solicitud en modo «Solo lectura» una vez hayan realizado la acción, aunque no la hayan realizado ellos como puede pasar en el caso de «Formulario de datos»

  • Posición asignada a «Aprobadores»: En este caso, si Modela detecta que un circuito de firmas está compuesto por un grupo, no se podrá avanzar en la solicitud.

Falta de configuración

Si durante el flujo de una solicitud, Modela no encuentra la configuración de una posición que necesita al llegar a un nodo con un circuito de aprobación o de inserción de datos, existen 2 posibilidades:

  • Se llega al nodo desde una acción de un usuario. En este caso Modela no permite avanzar de estado, avisando al usuario
  • Se llega al nodo desde una acción automática (ejecución de script o nodo condicional). En este caso Modela asigna el usuario creador a las posiciones (solo para esta solicitud) para las que no encuentra configuración.
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